Документация Сервисный центр для 1С

Запуск модуля для 1С: «Сервисный центр» в работу

При наличии нескольких подразделений или филиалов, следует заполнить справочник «Места размещений».

Заполнение справочника «Места размещений»

При создании документа сервиса, стартовое место размещения подставится на основе выбранного в документе сервиса подразделения и склада. Дальнейшие перемещения оборудования между филиалами осуществляется документом «Перемещение оборудования».

Прием оборудования в ремонт

Создается документ из журнала документов сервиса, закладка «Общий список».

Обязательными полями для заполнения являются поля Клиент (Партнер), Контрагент, Организация и Оборудование.

Поле оборудование имеет строковый тип и может быть предварительно заполнено выбранным и списка номенклатуры наименованием и дополнено вводом с клавиатуры.

Описание основных полей:

· Марка (бренд) – производитель изделия

· Неисправность – заявленная клиентом неисправность оборудования

· Серийный номер – рекомендуемый к заполнению серийный или заводской номер оборудования. Если номер отсутствует, рекомендуется наклеивать стикер со своим уникальным номером.

· Пояснения – причины, со слов клиента, из-за которых оборудования вышло из строя. Или иная полезная информация.

· Упаковка – описание упаковки, в которой оборудование принято в сервисный центр.

· Комплектация – перечисление всех переданных в сервисный центр компонентов оборудования

· Внешний вид – описание внешнего вида оборудования, особые отметки и описания повреждений

· Менеджер – заполняется сотрудником, который ведет сопутствующую продажу

· Приемщик – сотрудник, который принимает оборудование в ремонт

· Вид оплаты – предпочитаемый способ оплаты клиентом

Процесс ремонта оборудования в модуле сервисного центра

При выполнении или после окончания ремонта заполняются поля:

· Результат диагностики – описание неисправности во время проверки мастером.

· Выполненные работы – общими словами перечень выполненных работ для последующих и подобных ремонтов

· Рекомендации по ремонту – описание рекомендуемых работ для клиента по завершению ремонта.

На закладке «Диагностика» заполняется через кнопку «Подобрать товары» перечень услуг и товаров, которые были оказаны и использованы при ремонте. Наполнение закладки носит предварительный характер и до оформления типовых отгрузочных документов является информационной.

В процессе ремонта редактируется статус документа выбором из списка, при смене статуса, его прошлое состояние будет фиксироваться на закладке история статусов. Доступ к данной закладке только для просмотра, данные не редактируются.

Все текущие документы сервиса, находящиеся в работе, для удобства в журнале документов находятся на соответствующей закладке с группировкой по статусам. Так же отображается количество дней, сколько документ находится в текущем статусе.

Стоит отметить, чтобы документ сервиса, по которому ведется работа не попал закрытый период и по нему дважды не начислялись расчеты заработной платы, при смене статуса у документа меняется дата на текущую. Дата приёмки в ремонт остается неизменной.

Забор или доставка оборудования

Если для приёмки или передачи клиенту требуется доставка или экспедирование, следует заполнять соответствующую закладку в документе сервиса.

Документы сервиса, по которым требуется доставка или экспедирование отражаются в соответствующей закладке журнала документов сервиса.

При выполнении доставки следует установить признак «оборудование доставлено» в документе сервиса на закладке «Доставка».

Печатные формы документа сервиса

Квитанция о приемке.

При приеме оборудования в ремонт на печать следует выводить квитанцию о приемке.

Квитанция состоит из трех отрывных частей. В некоторых версиях модулей возможно отсутствие штрих кода на квитанции.

Часть 1. Выдается клиенту с координатами сервисного центра и условиями ремонта.

Образец квитанции сервисного центра, прием в ремонт.

Приемщик ставит на квитанцию свою подпись и печать. Клиент подписывает ознакомление с условиями ремонта.

После выдачи оборудования из ремонта квитанция у клиента изымается. Клиент должен оставить свою подпись и указать дату получения техники из ремонта.

Средняя и нижняя часть квитанции передается мастеру вместе с неисправным оборудованием.

Мастер среднюю часть в процессе ремонта заполняет от руки. Производит заполнение перечня списка работ. Заполняет дополнительные отметки и рекомендации. При готовности оборудования к выдаче обводит статус готовности.

В процессе работы мастер может заполнить все указанные данные непосредственно в системе 1с.

В процессе работы мастер может связываться с клиентом, для согласования суммы ремонта, данные о владельце оборудования у мастера есть в квитанции.

Нижняя часть квитанции нужна для передачи части оборудования в сторонний сервисный центр. Например, передача жесткого диска на восстановление информации в сторонний сервисный центр. Лист лаборатории для рекламаций заполняется вручную мастером и сторонним сервисом.

Печать этикетки

Если требуется вывести на печать наклейку с информацией о принятом оборудовании. Макет и содержимое могут редактироваться через редактор макетов и изменение программного кода.

Заключение диагностики

Важный документ, заполняется по описанным ранее алгоритмам. Выдается в случае, если такая форма требуется клиенту или необходимо официальное заключение, в том числе и для согласования суммы с заказчиком.

Редактирование макета так же доступно через редактор макетов или редактирование программного кода.

Создание отгрузочных и бухгалтерских документов

На основании заполненной таблицы «Диагностика» доступен быстрый ввод документа заказ клиента. На основании которого оформляются реализация или акт выполненных работ и документы оплаты по банку, наличными в кассу или приход по эквайрингу.

Документы отгрузки и оплаты в модуле сервиса не корректируются и не видоизменяются, поэтому оплата и отгрузка работает в штатном режиме и не требуют доработок. Все типовые обмены с другими информационными системами так же должны работать без необходимости адаптации.

При повторном нажатии на кнопку ввода заказа клиента, откроется уже ранее созданный заказ клиента.

Резервирование запчастей или товаров обеспечивается именно создание заказа клиента с соответствующим статусом, в зависимости от настроек 1С.

Иногда возникает необходимость указать конкретный заказ клиента, на вновь созданный документ сервиса. Для этого в документе сервиса предусмотрен выбор заказа клиента из имеющихся. Под кнопкой «еще» нужно включить режим администратора и произвести выбор документа заказ клиента.

Данный метод не рекомендуется использовать, штатным режимом работы модуля сервисного центра для 1С является последовательный ввод на основании документа заказ клиента.

Гарантийный ремонт

При ремонте в сервисном центре по гарантии доступны дополнительные функции. В документе сервиса заполняется соответствующий тип ремонта, признак наличия гарантийного талона и информация о документе гарантии. Документом гарантии может являться как сторонний гарантийный талон, так и документ реализации, непосредственно из базы 1С.

При ремонте по гарантии документ заказ клиента не создается, вместо него создается заказ на внутреннее потребление. Если поля для создания заказа на внутреннее потребление нет в документе сервиса, скорее всего, функция отключена в вашей 1С.

Позиции на закладке «Диагностика» могут так же иметь признак «гарантии», в этом случает сумма документа не будет увеличена, а отмеченная позиция, вместо заказа клиента, будет направлена в создаваемый документ «заказ на внутреннее потребление».

Обеспечение потребностей, когда не хватает запчастей на складе для выполнения работ, и в случае создания заказа на внутреннее потребление и в случае создания заказа клиента работает в штатном режиме.

Перемещение оборудования между подразделениями или филиалами

Иногда, в процессе ремонта может потребоваться переместить оборудование в другой филиал или подразделение. Эта потребность может возникнуть в следующих случаях.

· Из пункта приёмки перемещение в лабораторию

· Перемещение в сторонний сервисный центр по гарантии или на платной основе

· Перемещение в собственный филиал для специализирующегося на подобном ремонте мастера

· Для удобства, клиенту ближе забрать из другого сервисного центра.

Документ перемещения создается из журнала перемещений оборудования. Если перемещение осуществляется транспортной компанией, информация по передаче отправления заносится в соответствующие поля.

Доступна печать сопроводительных документов. Макет печатной формы может быть изменен через редактор макетов или путем изменения программного кода.

После перемещения, текущее размещение будет зафиксировано в документе сервиса.

Отчет по сервисному центру

В настройках варианта отчета Вы можете задать любой фильтр, например, по конкретному мастеру или серийному номеру.

В параметрах отчета нужно выбрать дополнительный реквизит номенклатуры услуг, в котором будет храниться процент от услуги к начислению ЗП мастеру.

И соответственно заполнить его в карточке услуг.

Настройки дополнительного реквизита

Дополнительные возможности документа сервиса

Отправка SMS клиенту

При изменении статусов документов можно направлять клиенту SMS с текущим статусом. Если статус документа «Готов», вместе с информацией о статусе будет направляться уведомление о сумме ремонта.

Сообщения тарифицируются оператором дополнительно, актуальная информация на сайте SMS.RU.

Сообщения могут доставляться от буквенного имени вашего сервиса.

Отправка статуса на WhatsApp

Аналогичным образом, но совершенно бесплатно работают и уведомления клиенту на WhatsApp. Сообщение будет формироваться через браузер и требуют ручного подтверждения отправки.